Een oplossing voor Dutch Fire Safety Group (DFSG) waar de communicatie tussen de servicemedewerkers en de planning is gestroomlijnd, de administratieve handelingen zijn geautomatiseerd, én daarmee is de communicatie met de klanten verbeterd.
Klantwens
Dutch Fire Safety Group (DFSG) had behoefte aan een Online Service Order oplossing met als doel de communicatie tussen servicemedewerkers, de planning en haar klant te regelen. Tevens was het doel om de administratieve handelingen zoveel mogelijk te automatiseren en daarmee de digitale werkbon te verzorgen.
Onderstaand is een beschrijving weergegeven van de werkwijze van een servicemedewerker:
- De servicemedewerker synchroniseert zijn planning met zijn tablet.
- Vervolgens start hij zijn werkdag en vertrekt naar zijn klus.
- Bij aankomst op de klus klikt hij deze activiteit aan in zijn dagplanning.
- Hij klikt op “start werkzaamheden” en gaat vervolgens aan de slag.
- Tussendoor kan informatie worden ingevoerd in de app.
- Aan het einde van de klus wordt door zowel de klant als de servicemedewerker de activiteit afgetekend.
- De afgeronde klus wordt opgeslagen en gesynchroniseerd voor verdere afhandeling op kantoor.
- De werkbonnen worden automatisch in orde gemaakt.
- Aan het einde van de werkdag worden de gemaakte uren en de reistijd automatisch ingevoerd.
Uitdaging
Hoe zorgen we ervoor dat we het “administratieve” proces van servicemedewerkers op locatie (zonder de noodzaak van internet toegang) zo effectief mogelijk kunnen automatiseren zodat zij zich bezig kunnen houden met het verlenen van service en zo min mogelijk met administratieve werkzaamheden?
Een uitdagende klus waarbij we een app moesten maken die zowel online als offline te gebruiken is, inclusief slimmigheden voor automatische urenverantwoording en met een “eenvoudige” user interface.
Oplossing
Vanuit de basis hebben we een eenvoudige user interface ontwikkeld zonder verdere toeters en bellen. De app is ontwikkeld als Progressive Web App (PWA) waarmee via de browser de applicatie op de meeste smartphones en tablets eenvoudig te installeren c.q. te gebruiken is.
Tevens is een op maat gemaakt synchronisatie systeem met online/offline indicator gerealiseerd waarmee een servicemedewerker zelf zijn week- en dagplanning kan binnenhalen. Daarna kan de medewerker aan de slag zonder de noodzaak tot toegang tot het Internet (en dus geen last heeft van Internet onderbrekingen).
De app is ontsloten met een API naar een op maat gemaakte backoffice omgeving waar kantoorplanningen en service-orders worden klaargezet. Deze worden vervolgens weer gesynchroniseerd met de mobiele applicatie.
Resultaat
Voor DFSG is juiste informatie, planning én efficiency de sleutel tot een goede service. Bij het melden van een storingsmelding zijn alle systeem- en locatie gegevens direct beschikbaar voor de planning. Bij het plannen van een service order worden deze gegevens meegenomen en worden zichtbaar voor de servicemedewerker op locatie.
Online Service Order beschikt over slimme techniek voor:
- Het opgeven van gebruikte materialen;
- Het visualiseren van een probleem middels een foto;
- Eigen controle lijsten met verplichte velden;
- Aftekenen van de service order vanuit het systeem.
Na het bezoek van de servicemedewerker kunnen direct de administratieve zaken worden afgehandeld. Dit maakt het samenwerken tussen de binnen- en buitendienst medewerkers een stuk eenvoudiger.