Klantwens

DFSG had een duidelijke behoefte aan een Online Service Order oplossing die de communicatie tussen de servicemedewerkers, het planningskantoor en hun klanten zou verbeteren. Hun doel was om de administratieve lasten te minimaliseren en de digitale werkbonnen volledig te automatiseren. Dit moest ervoor zorgen dat de servicemedewerkers zich volledig konden focussen op hun kerntaken in plaats van tijd te verliezen aan administratief werk. Met een naadloze integratie van gegevens en eenvoudige processen wilde DFSG een hogere efficiëntie realiseren en de klanttevredenheid verhogen.

Uitdaging

DFSG had te maken met verschillende uitdagingen. Ten eerste moesten hun servicemedewerkers ook zonder internetverbinding kunnen werken. Ze hebben vaak te maken met situaties waarin het signaal zwak of afwezig is, en het was essentieel dat de oplossing dit probleem kon overbruggen. Bovendien was er een sterke behoefte aan een gebruiksvriendelijke interface die de medewerkers zonder uitgebreide training konden gebruiken. Ten slotte moesten zowel de werkuren als de reistijden automatisch worden geregistreerd om de administratieve verwerking te versnellen en fouten te minimaliseren.

Oplossing

Wij ontwikkelden voor DFSG een op maat gemaakte Progressive Web App (PWA), die de beste eigenschappen van een mobiele app en een website combineert. Met een simpele installatie via de browser kunnen servicemedewerkers deze op verschillende apparaten gebruiken, van smartphones tot tablets, zonder dat er een speciale app-store download nodig is. De app biedt een eenvoudige interface die medewerkers stap voor stap begeleidt door hun taken.

De PWA is uitgerust met een geavanceerde synchronisatiefunctionaliteit waarmee servicemedewerkers hun week- en dagplanning kunnen downloaden. Dit betekent dat ze ook offline kunnen werken, zonder zich zorgen te maken over verbindingsproblemen. De app is gekoppeld aan de backoffice via een API, wat zorgt voor een automatische overdracht van gegevens tussen de planning en de medewerkers. Hierdoor kunnen updates van het hoofdkantoor direct worden doorgevoerd in de applicatie van de servicemedewerker.

Resultaat

Met de implementatie van deze oplossing heeft DFSG zijn interne processen en klantinteracties aanzienlijk verbeterd. De digitale werkbonnen zorgen voor een soepele informatieoverdracht, waardoor er minder kans is op miscommunicatie. Servicemedewerkers hebben nu altijd actuele systeem- en locatie gegevens bij de hand zodra een storing wordt gemeld. Dit verhoogt hun slagvaardigheid en maakt de klantenservice een stuk efficiënter.

De oplossing biedt enkele krachtige functies, waaronder:

• Direct materiaalbeheer: gebruikte materialen kunnen direct in de app worden geregistreerd, wat helpt bij de inventarisatie en rapportage.
• Visuele updates en controlelijsten: servicemedewerkers kunnen foto’s van problemen toevoegen en specifieke controlelijsten invullen om de kwaliteit te waarborgen.
• Automatische afhandeling van administratieve taken: na afronding van het werk worden de gegevens direct gesynchroniseerd en verwerkt, zodat er geen handmatige invoer meer nodig is.

Door het optimaliseren van deze processen heeft DFSG niet alleen de administratieve lasten verminderd, maar ook de klanttevredenheid verhoogd. Dankzij deze oplossing kunnen servicemedewerkers hun aandacht volledig richten op het bieden van de beste service aan hun klanten. Bovendien zorgt de automatisering ervoor dat binnen- en buitendienst teams naadloos samenwerken. 

DFSG is nu beter voorbereid om snel te reageren op klantverzoeken en haar belofte van hoogwaardige brandveiligheidsondersteuning waar te maken.